Les différents types de réunion :
  • Quelque soit le type de réunion, l'animateur fait respecter l'ordre du jour, le contenu et la procédure.
  • Les participants apportent leur contribution dans le cadre de la partie qui leur a été affectée.
  • Un secrétaire de séance assure la synthèse de ce qui aura été dit et décidé.
  • Au démarrage, l'objectif de la réunion est rappelé, tout comme le plan d'animation, la méthode et le timing.
  • Au cours de la réunion, l'animateur anime les échanges, transmet l'information ou la recueille. Si nécessaire, il met en œuvre un tour de table pour conduire les prises de parole individuelles dans le timing imparti.
  • En fin de réunion, l'animateur vérifie que tout le monde a intégré ce qui a été dit et décidé en reformulant au besoin. Il fait une synthèse globale.

 Une réunion est un espace de lieu et de temps où des flux d'informations sont échangés entre différents types d'acteurs afin de répondre à une ou plusieurs problématiques que rencontre l'entité (équipe, service, établissement, entreprise etc.)

  • Manager une équipe, un service, une direction, etc.
  • Décider des actions à entreprendre.
  • Coordonner des projets sur des nouvelles possibilités.
  • Communiquer avec des collègues et/ou des collaborateurs, sur des sujets sensibles.
  • Former des personnels à de nouvelles techniques.

 

But : Manager
Fréquence : Périodique
Animateur : Superviseur équipe
Participants : Collaborateurs

Réunion brève au cours de laquelle l'animateur "manager" va communiquer "le plan de vol", les actions qui vont suivre.


 

But : Manager
Fréquence : Fonction du besoin
Animateur : Superviseur équipe
Participants : Collaborateurs

Réunion brève au cours de laquelle l'animateur "manager" va récupérer de l'information, évaluer et se faire expliquer l'action qui vient d'avoir lieu.


 

But : Manager
Fréquence : Périodique
Animateur : Chef de projet
Participants : Collaborateurs

Réunion au cours de laquelle l'animateur "chef de projet", va conduire un examen méthodique de l'avancement du projet, identifier les problèmes qui doivent être traités, les attribuer aux participants, avant d'enclencher l'étape suivante.


 

But : Manager
Fréquence : Périodique
Animateur : Directeur de l'entité
Participants : Membres du comité de direction

Cette réunion, regroupant les membres du comité de direction, est centrée sur le management de l'entité. Elle a pour objectifs de définir la stratégie, de piloter son déploiement au cours du temps, d'analyser les résultats de l'entité à l'aide de tableaux de bords et d'indicateurs, de proposer les projets majeurs de développement de l'entité, d'en débattre et d'arbitrer sur leur choix.


 

But : Innover
Fréquence : Fonction du besoin
Animateur : Responsable de projet
Participants : Collaborateurs

Cette réunion a pour vocation d'analyser une situation en appliquant les méthodes de résolution de problèmes. L'objectif est alors de produire des idées d'action d'amélioration pour solutionner un dysfonctionnement. Ce dysfonctionnement concerne alors strictement les participants à la réunion.
Il est important de préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou est seulement consulté.
L'animateur "responsable" utilise des techniques d'animation et se concentre sur un dysfonctionnement à résoudre.
• SMED, AMDEC, 5S, Diagramme Ishikawa (arrêtes de poisson), 6 M (Milieu, Main d'œuvre, Matière, Moyens, Méthode, Mesure), 5 "pourquoi" ...
Ce type de réunion permet de faire produire par les participants, des solutions à un problème qui les concerne tous. Du fait du niveau de tension élevé, la participation est souvent forte. L'animateur doit être dynamique avec des points de synthèse intermédiaires pour vérifier que tous les participants sont impliqués.


 

But : Manager
Fréquence : Périodique
Animateur : Manager du service
Participants : Superviseurs

Réunion animée par l'animateur "manager" de l'entité regroupant les participants "superviseurs". Elle a pour vocation de traiter et partager des sujets d'intérêts communs à chacun tels que le fonctionnement de l'équipe, les résultats de l'activité par rapport aux objectifs assignés, l'organisation du travail, les démarches collectives, les plans d'actions à mettre en œuvre...


 

But : Former
Fréquence : Fonction du besoin
Animateur : Formateur
Participants : Stagiaires

C'est une réunion pour susciter une prise de conscience ou pour permettre un apprentissage, en ayant défini clairement les idées-clés à faire partager, les nouvelles capacités et compétences à acquérir.


 

But : Échanger
Fréquence : Fonction du besoin
Animateur : Animateur
Participants : Participants

L'animateur propose un ou plusieurs points de discussions. Les échanges entre les participants sont importants et encouragés.
L'objectif est de permettre au groupe de discuter, d'échanger sur un thème défini. A plus long terme, le but est de rechercher l'évolution du groupe, le rapprochement des points de vue, voire d'obtenir une position commune.


 

But : Innover
Fréquence : Fonction du besoin
Animateur : Animateur
Participants : Participants

Qu'elle soit créative ou plus rationnelle, ce type de réunion sert à faire produire des idées sur un sujet donné pour permettre la mise en œuvre d'un nouveau projet, d'une nouvelle solution impactant le service, l'organisation, les résultats...
L'animateur e la réunion utilise la technique du "brainstorming" pour que les participants énoncent le plus d'idées possible sur un point précis. Il ne retient au final que la meilleur idée.


 

But : Négocier
Fréquence : Fonction du besoin
Animateur : Fonction du besoin
Participants : Fonction du besoin

Elle réunie souvent des parties adverses qui doivent négocier des points sensibles et arriver ensemble à un accord.
L'animation ici dit être très fine. Elle n'est pas forcément conduite par le manager. Elle peut être déléguée à un responsable technique (DRH, directeur de la production...) afin d'arbitrer de façon plus neutre les proposition des parties concernées.
Dans le cadre du droit du travail, il peut être organisé des réunions d'expression où le personnel s'exprime sur les conditions de travail à améliorer. La logique de négociation est moins forte, mais la démarche reste très semblable en termes d'animation.

 

 
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